Организация бизнес-процесса подпитки зоны быстрого отбора

В любой компании, использующей на складе специализированные зоны для быстрого отбора позиций, возникает необходимость определить, когда, какими позициями и в каких количествах их своевременно пополнять. Кроме этого организация бизнес-процесса подпитки ячеек отбора также включает в себя определение стандартов отгрузки из зон длительного хранения и быстрого отбора, а также возможности по округлению количества в отгрузке до кратного упаковке хранения.

 

Создание зоны быстрого отбора.

Ещё до нахождения алгоритма пополнения зоны быстрого отбора нужно принять решение о принципиальной необходимости её создания на вашем складе. И первый вопрос, который вы должны задать сами себе: «А нужна ли она вам?» Этот вопрос вовсе не праздный – если эффективность работы складского хозяйства не упирается в скорость сборки, то вам такая зона не нужна – решайте пока более актуальные задачи. При положительным же решением этого вопроса нужно учесть все следующие моменты, связанные с её созданием.

  1. Прогнозируемость спроса.

Для компаний торгующих товарами спорадического спроса (уникальные, но редко спрашиваемые лекарства, запчасти, растения, инструменты, книги) создание зоны быстрого отбора будет бессмысленно, так как такие позиции обычно хранятся в штучном количестве, и вы никогда не знаете наперёд, какую из них у вас захотят купить завтра. В результате для ускорения набора, вам придётся прибегнуть к другим средствам, например, ввести адресное хранение, изменить алгоритм набора или продумать технологическую составляющую этого процесса.

  1. Её размещение.

Создаваемая зона быстрого отбора должна не просто так называться, а реально упрощать и ускорять процесс набора по расходным накладным. А для этого она должна размещаться как можно ближе к зоне сборки и иметь удобный доступ для одновременного набора необходимым количеством сборщиков.

  1. Её размер.

Чем зона быстрого отбора меньше, тем больше она соответствует своему названию, однако, чем она больше – тем большее число позиций мы можем отобрать быстро. Но при этом очень редко, когда стоит размещать в зоне быстрого отбора всю торгуемую номенклатуру вашей компании. Критерием попадания позиции в эту зону должно стать количество обращений к ней на складе за предыдущий отчётный период – соответственно в этой зоне должны оказать те позиции, к которым обращений было больше всего. В случае если крупные отгрузки будут продолжать идти из зоны длительного хранения, то вас должно интересовать количество обращений по позиции, объём которых был меньше, чем в минимальной крупной отгрузке (обычно это количество штук на паллете или в коробке). Смысл в том, что в вашей учётной системе могут быть не разделены отгрузки из зоны длительного хранения и зоны быстрого отбора (хотя по-хорошему, их разделять надо). Тогда для определения, нужно ли класть позицию в зону быстрого отбора, надо брать не просто количество отгрузок, а количество маленьких отгрузок, которые будут происходить именно из зоны быстрого отбора. Например, если вы каждый день отгружаете одному из клиентов по целому паллету позиции, то вы это будете и дальше делать из зоны длительного хранения – помещать такую позицию в зону быстрого отбора не надо. Это важное уточнение, так как позиции, по которым самые большие отгрузки, и которые в случае их размещения в зоне быстрого отбора займут там больше всего места, в таких случаях там как раз размещать просто не надо.

  1. Её пополнение.

Алгоритм пополнения будет рассмотрен дополнительно, но уже в момент создания зоны быстрого отбора необходимо продумать механизм её пополнения. А именно: кто, когда и как будет принимать решение о наличии такой необходимости, как и когда будет происходить сам процесс пополнения. Если склад работает круглосуточно, то нужно отдельно продумать, как будет пополняться зона быстрого отбора в то время, когда в этой зоне производится активная сборка (например, какой из этих процессов будет иметь приоритет перед другим).

  1. Передача ответственности.

Если до нововведения у вас каждый кладовщик отвечал за свою зону ответственности и хранящиеся там грузы, передавая её сборщикам вместе с грузом, то создание между ними буфера в виде зоны быстрого отбора должно быть продумано и с точки зрения передачи ответственности: во-первых, новая зона не должна остаться бесхозной – у неё должен быть свой кладовщик; а во-вторых, ответственность за товары по-прежнему должна передаваться вместе с грузом: от кладовщиков зон длительного хранения кладовщикам зоны быстрого отбора, а от них – уже сборщикам.

  1. Возможность отгрузок из зоны длительного хранения напрямую сборщикам.

В зависимости от конфигурации отгрузок, может быть полезным запрет или разрешение сборщикам забирать продукцию из зоны длительного хранения напрямую – минуя зону быстрого отбора. Подробнее об эффективности каждой из этих политик будет написано ниже, но уже на этапе создания такой зоны вам нужно будет это продумать.

  1. Возможность возврата товара из зоны быстрого отбора обратно в зону длительного хранения.

Будете ли вы возвращать брак поставщику, оптимизировать объёмы, занимаемые складскими остатками, проводить инвентаризацию, или что-то ещё – рано или поздно вам придётся перемещать товар из зоны быстрого отбора обратно в зону длительного хранения. И, следовательно, такая возможность у вас должна быть. Например, благодаря ей, при отсутствии свободного места в зоне быстрого отбора, вы всегда сможете проверить остатки этой зоны на наличие сверхзапасов (такое возможно при длительном снижении спроса) и переместить излишки обратно в зону длительного хранения.

 


Схема отгрузки.

  1. Есть только зона длительного хранения (ЗДХ), а зоны быстрого отбора нет.

Сборщики набирают продукцию напрямую из зоны длительного хранения. Это самая простая схема, распространённая на большинстве не крупных складов (сборщиков может быть гораздо больше, а кладовщиков – несколько, суть структуры это не меняет).

 

 

 

 

 

 

 

 

 


  1. Организация зоны быстрого отбора (ЗБО) с запретом сборщикам выбирать товары напрямую из зоны длительного хранения.

Сборщики имеют право набирать товар только в зонах быстрого отбора, а те уже пополняются из зон длительного хранения. Такая схема используется, когда набор заказа напрямую из зоны длительного хранения проблематичен по причине сложного или долгого процесса отбора там, например, из-за её удалённости от зоны сборки или трудной доступности товара в самой зоне длительного хранения. Обычно такая ситуация складывается из-за проблем с площадью, когда доступ к остаткам одних позиций теряется, так как они заставлены остатками других позиций. При такой организации работы необходимо отдельно выделять сотрудника, который будет пополнять остатки зоны быстрого отбора из остатков зоны длительного хранения.

 


  1. Организация зоны быстрого отбора с возможностью сборщикам выбирать товары напрямую из зоны длительного хранения.

Сборщики имеют право набирать товар, как в зоне быстрого отбора, так и напрямую из зоны длительного хранения. Эта схема используется при высокой вариативности спроса и хорошей доступности обеих зон. Если клиенту нужно не большое, штучное, количество, то сборщик быстро возьмёт его в зоне быстрого отбора, а когда требуется отгрузить по одной накладной целый паллет, то он возьмёт его уже напрямую из зоны длительного хранения. В результате не надо будет лишний раз перемещать этот паллет сначала в зону быстрого отбора, а потом уже только на отгрузку клиенту. При такой организации работы сборщики могут сами по мере необходимости пополнять остатки зоны быстрого отбора (пунктирные стрелки).


  1. Организация зоны быстрого отбора с разделением сборщиков.

Одни сборщики имеют право производить набор только из зоны быстрого отбора, другие – только из зоны длительного хранения. Такая схема используется в ситуации, когда с одного и того же склада отгружаются и крупные (опт), и мелкие (розница) клиенты. Или если склад дистрибьюторской компании используется ей одновременно и для отгрузок клиентам в данном регионе, и как распределительный центр для осуществления отгрузок в её другие филиалы. Тогда обычно в зоне быстрого отбора осуществляется набор позиций по накладным клиентов, а отгрузки в филиалы идут напрямую из зоны длительного хранения. Соответственно, если крупному клиенту или в региональный филиал надо отгрузить небольшое количество, то его сборка происходит по отдельной расходной накладной из зоны быстрого отбора. При такой организации работы сборщик зоны длительного хранения может по мере необходимости пополнять оттуда остатки зоны быстрого отбора на основании накладных на внутреннее перемещение (пунктирная стрелка).


Схемы пополнения.

Для разных схем отгрузки будут отличаться и схемы пополнения, но вам в любом случае придётся решить, с какой периодичностью вы будете пополнять зону быстрого отбора. Идеальным вариантом является возможность пополнения во время пересменки у сборщиков зоны быстрого отбора, и, соответственно, привязки периода пополнения к их сменам. Например, если отгрузки осуществляются только днём, то пополнение зоны быстрого отбора можно осуществлять утром до смены или вечером после смены. Период пополнения в таком случае будет равен – суткам. Если же отгрузки происходят круглосуточно без перерыва, то для пополнения необходимо выделить такое время, когда у вас на складе происходит их регулярный относительный спад. Так же при определении периодичности пополнений надо учитывать вместимость зоны быстрого отбора: чем она больше, тем реже вы можете производить пополнение, и, наоборот, чем она меньше, тем чаще это надо делать. Хотя можно пойти и от обратного, вычисляя необходимую площадь этой зоны в зависимости от того, как часто вы её сможете пополнять.

Отдельно стоит выделить две последние схемы отгрузки, как наиболее гибкие в плане схемы пополнения и рационального использования площадей склада. При такой организации работы вы можете уже не привязываться к сменам или другим периодам, а осуществлять пополнения в оперативном режиме – однако это требует высокой отточенности работы всего склада. Поэтому на большинстве складов, использующих зоны быстрого отбора даже по одной из двух последних схем отгрузки, предпочитают пополнять эту зону всё-таки не в постоянном режим, а с некоторой периодичностью.

 

Алгоритм пополнения.

Первое, что вы должны для себя решить, где вам важнее иметь больше свободного места в зоне длительного хранения или зоне быстрого отбора. В первом случае оно вам нужно, чтобы размещать новые приходы, во втором – чтобы иметь возможность размещать в зоне быстрого отбора как можно больше позиций. В зависимости от этого решения, вы будете ориентироваться либо на количество штук позиции умещающихся на полете или в коробке (первый случай), либо на количество, которое вам в данный момент нужно в зоне быстрого отбора (второй случай). В первом случае вы будете высвобождать ячейку в зоне длительного хранения, пополняя зону быстрого отбора возможно с не нужным избытком. Во втором же пополнять ровно в той мере, в какой это требуется для осуществления отгрузок из зоны быстрого отбора, но при этом ячейка в зоне длительного хранения, возможно, будет оставаться занятой. Так же свой алгоритм пополнения будет соответствовать каждой их схем пополнения.

  1. Оперативное пополнение.

Кроме необходимости отточенной работы склада, оперативное пополнение требует и более сложных расчётов. Вам надо будет определить по каждой позиции, какой суммарный объём отгрузок из зоны быстрого отбора приходится на пиковые нагрузки, когда время реакции на пополнение самое большое. То есть вам надо будет учитывать ваши отгрузки не агрегированными за день, а буквально поминутно и смотреть максимальную их сумму за время, необходимое на пополнение. Причём, это время тоже меняется в зависимости от нагрузки и пополняемой позиции, и если в самом простом случае можно рассматривать максимально возможное, то для большей точности этот параметр тоже надо моделировать. Полученное в итоге значение максимальных суммарных отгрузок будет точкой начала пополнения (каждый раз, когда по какой-либо позиции остатки зоны быстрого отбора будут падать ниже этой точки, вам надо будет начинать пополнение этой позиции). Объём же, до которого необходимо произвести пополнение, рассчитывается аналогично точке начала пополнения, только время, за которое суммируются отгрузки, берётся из расчёта возможной частоты пополнения (количество пополнений в сутки в любом случае не должно превышать суммарное количество строк в расходных накладных за сутки). Собственно, эти сложные расчёты являются дополнительной причиной использования на большинстве складов более простого и понятного периодического пополнения.

  1. Периодичное пополнение.

С периодическим пополнением в этом отношении всё гораздо проще: например, если вы производите пополнение раз в сутки, то вам надо брать максимальные отгрузки из зоны быстрого отбора по каждой позиции за день продаж, и обеспечивать наличие этого количества на остатках этой зоны к началу каждой смены. Однако, если отгрузки из этой зоны – очень неравномерные и вы просто не можете позволить себе хранить по всем позициям максимально возможные объёмы в зоне быстрого отбора, то вам придётся формировать своеобразный уровень сервиса отдельно для этой зоны. Для данного уровня сервиса вы всё равно сможете обслужить клиента, который придёт к вам во время пиковых нагрузок, однако сделать вам это получится только через время пополнения зоны быстрого отбора, которое прибавится ко времени ожидания клиента в очереди (очевидно очередь будет, раз нагрузки – пиковые).

 

Стратегия отбора в зоне длительного хранения.

Проблема округления не так проста, как это может показаться. Если ваша учётная складская система это позволяет, то в этой стратегии отбора хорошо бы учитывать количества в неполных упаковках. То есть, если у вас, например, на одном неполном паллете зоны длительного хранения 20 коробок, а на другом – 6, и вам нужно отобрать 6, то лучше взять их со второго неполного паллета, чтобы, во-первых, освободить ячейку, а, во-вторых, иметь больше шансов обслужить одним забором следующую отгрузку (которая может быть, например, на 15 коробок).

Так же в стратегии отбора можно продумать, что вы будете делать, если ни на одном неполном паллете у вас нужного количества не окажется, а в сумме по неполным паллетам требуемое количество будет. По-хорошему их нужно собрать все вместе, а не начинать новый. В любом случае время от времени надо будет проглядывать неполные остатки на предмет их объединения в более крупные упаковки или перемещения в зону быстрого отбора при необходимости освобождения ячейки с единичными остатками в зоне длительного хранения.

Ну и совсем здорово было бы к стратегии отбора присовокупить стратегию отгрузки, когда при отгрузке учитывается кратность упаковкам. Если это внутренние перемещения, то ввести правило на перемещения только таких количеств, которые кратны определённой упаковке. Если же отгрузки идут сторонним клиентам, то, во-первых, по каждой позиции определить неделимую отгрузочную упаковку (не кратно которой отгружаться просто нельзя). А, во-вторых, мягко предлагать клиентам округление до более крупной упаковки если разница составляет, например: 5% в большую сторону, и 2% в меньшую сторону (иногда  выгоднее не получить прибыль с этих 2%, но не производить лишние манипуляции по выемке и пересчёту и не получать на складе лишнюю неполную упаковку). Последним штрихом к этой стратегии может стать отгрузка неполных остатков, то есть округление не всегда до целых упаковок, а такое, чтобы в первую очередь избавляться от нецелых упаковок на складе, а потом уже стараться отгружать целыми (соответственно все выше описанные округления производить уже до этих,  нецелых, паллетов).

При размещении же позиций: что в зоне длительного хранения, что в зоне быстрого отбора - лучше учитывать сопутствующие продажи товаров, чтобы набирать их одновременно. О том, как найти сопутствующие товары по результатам продаж, можно прочитать в статье "Поиск сопутствующих товаров и расчёт для них нормы складского остатка".

 

Плюсы и минусы.

± Увеличение скорости сборки. Обычно, собственно, ради этого плюса всё и затевается. Однако не стоит забывать, что пополнение зоны быстрого отбора – это дополнительные трудозатраты (которые не всегда полностью перекрываются выигрышем трудозатрат при сборке из этой зоны), и если ваши сотрудники и так работают на 100%, а вы не увеличите их количество, то время сборки может наоборот упасть.

+ Дополнительная проверка качества отгружаемой продукции. Кладовщик зоны быстрой отгрузки, принимая товар и вместе с ним материальную ответственность на себя, будет, так или иначе, проверять его качество и количество на паллете или в коробке.

± Площадь. Создание зоны быстрого отбора потребует от вас выделить под неё некоторую площадь, однако в зависимости от её организации вы можете в итоге даже выиграть в площади. Например, если у вас на складе организовано моно-паллетное хранение, то при отгрузке не целыми паллетами коэффициент наполнения складских ячеек со временем будет значительно снижаться. Это происходит потому, что в результате отгрузок ваши целые ячейки в итоге занимают: где пол паллета, где треть, а где и, вообще, всего одна коробка. А благодаря созданию зоны быстрого отбора, где вы будете размещать не паллеты, а уже короба, и, соответственно, делать это более плотно, вы освободите полупустые ячейки зоны длительного хранения для новых целых паллетов.

- Усложнение автоматизированной складской системы. Все указанные в статье алгоритмы вам придётся добавлять в свою автоматизированную складскую систему, а это потребует от вас и ваших программистов дополнительных сил на создание, отладку и внедрение новых модулей, а также стабилизацию системы уже с ними.

Валерий Разгуляев

Копирование статьи возможно только вместе с этим текстом, с обязательным указанием автора, и ссылки на первоисточник: http://upravlenie-zapasami.ru/