Автоматизация распределения товаров

Здравствуйте. Я хотел бы поделиться опытом автоматизации распределения и перераспределения товаров между магазинами. Хочу заранее извиниться за ненаучный стиль изложения и, возможно, упрощенный подход к такому сложному процессу, как управление товарными запасами.
Место моей работы - фирма по розничной продаже сотовых телефонов, продуктов операторов и аксессуаров. Должность - логист, закупщик и менеджер по ценообразованию. Опыт работы - более 5 лет.  
Наша фирма владеет обширной сетью салонов сотовой связи, которые расположены в 6 городах и 2 областях, всего около 40 магазинов. Основная их часть сконцентрирована в областном центре. Но так как протяженность нашего города составляет более 100 км, магазины сильно удалены друг от друга. Логистика организована по классической схеме - есть основной склад, на который поступает весь заказываемый товар. После оприходования (оформления накладных на поступление и сканирования штрих кодов) я распределяю поступившую партию в магазины. Кроме того. периодически занимаюсь перераспределением товара между салонами.  
Сильный географический разброс магазинов, а также достаточно высокая стоимость товарных остатков накладывают огромную ответственность на работу логиста. Тут важны и качество распределения и скорость логистических процессов. В первом случае логист должен иметь под рукой все необходимые и максимально оперативные данные для принятия решения об отгрузке. Во втором случае товар, особенно наиболее "горячие" новинки должны поступать во все магазины за максимально короткий промежуток времени.
К сожалению, у нас в компании были огромные проблемы, как с качеством, так и со скоростью логистики. Менеджеры распределяли товар по остаточному принципу, т.е. партия товара примерно пропорционально делилась по магазинам, где этого товара не было на остатках. Это означало, например, что брендовые салоны получали ровно столько новинок, сколько и остановочные павильоны, и если первые продавали их в первый же час после поступления, то вторые задерживали этот остаток в три раза дольше.  
Были также сильные проблемы со скоростью распределения. Дело в том, что недельный пик продаж в розничном сотовом бизнесе приходится на субботу. Основные партии сотовых телефонов, к сожалению, по не зависящим от нас причинам поступали в пятницу вечером. Процесс распределения крупной партии товара, занимал несколько часов, при этом основное время тратилось на бессмысленное "набивание" накладных на перемещение в программе 1с. Схема распределения товара выглядела следующим образом:
- кладовщик на складе сканирует товар по штрих кодам и формирует в 1с накладную на поступление, при этом сверяется реальное наличие с документами поставщика;
- логист формирует накладную на поступление по счету;
- кладовщик сравнивает накладную логиста со своей накладной и сообщаем ему о расхождениях (что было большой редкостью);

- логист распределяет товар;
- логист формирует заявки на перемещения;
- кладовщик распечатывает их и формирует на их основании накладные на перемещения;
- по накладным товар раскладывается в отдельные мешки-посылки и пломбируется;
- экспедиторы осуществляют доставку товара;
Так как качество и скорость отгрузок оставляли желать лучшего, было принято решение автоматизировать процесс распределения товаров на предприятии.  
Для повышения качества логистики требовалось, чтобы менеджер во время распределения мог видеть данные по продажам, заказам и имеющимся остаткам в разрезе каждой позиции на каждом складе. Кроме того, важно было видеть состояние склада после каждого сделанного им перемещения. Для повышения скорости распределения было необходимо, чтобы рутинный процесс формирования многочисленных накладных сводился к минимуму.
Эти задачи были решены с помощью нескольких разработанных мною программ. Одна из них на основании счета поставщика в формате Excel формирует в 1с накладную на поступление. Можно представить себе, сколько времени занимает "набивание" подобной накладной на несколько тысяч позиций. С использованием программы эта операция производилась за несколько секунд! Чтобы решить вопрос повышения качества распределения, была разработана специальная логистическая программа, которая загружала из 1с данные о продажах, остатках и сделанных заказах в отдельную таблицу. Здесь логист мог не только видеть всю необходимую информацию, но и в интерактивном режиме осуществлять перемещения одним нажатием клавиши. При этом остаток перемещенного товара менялся как на складе-отправителе, так и в магазине-получателе. Программа поддерживала самые разнообразные направления перемещений - со склада отгрузки в магазины (распределение), с магазина на склад отгрузки (отзыв), между магазинами (перераспределение).
В функционал программы были включены некоторые наиболее часто используемые автоматизированные операции, как, например, отзыв какой-либо партии товара со всех магазинов, распределение товаров по сделанным заказам, автоматическое распределение товаров по формуле и т.п. Все сделанные в программе товародвижения оформлялись в 1с в виде накладных на перемещение. Благодаря этому внедрению скорость распределения товаров увеличилась в несколько раз, так как логисту уже не требовалось вручную "набивать" многочисленные накладные.   Распределение товаров по заказам с учетом данных о продажах позволило существенно повысить качество логистики. Теперь в салоны поступал нужный и ожидаемый продавцами товар в необходимом им объеме.  
Также удалось увеличить скорость перераспределения товаров за счет внедрения возможности отправки накладной на перемещение прямо из печатной формы документа. Так, чтобы сообщить продавцам салона о необходимости перемещения того или иного товара в другой салон, логист формировал (вручную!) соответствующую накладную, сохранял ее в файл формата Excel, заходил в почтовую программу, вводил электронный адрес салона, делал вложение данного файла и нажимал на кнопку отправить. Можно представить, сколько времени отнимала рассылка накладных во все магазины. После внедрения программы логист мог прямо из печатной формы накладной на перемещение одним кликом отправлять ее файл как на склад-отправитель, так и на склад-получатель. За счет этого время на перераспределение удалось уменьшить в 5 раз!
Благодаря внедрению указанных выше программ поставленная задача по автоматизации и оптимизации логистических процессов была успешно решена. Плечо логистического рычага удалось существенно сократить, а эффективность продаж увеличилась более чем в 2 раза.
Резюмируя все вышесказанное, хочу отметить, что автоматизации поддаются практически любые бизнес-процессы. Если вы до сих пор сомневаетесь, то скачайте здесь: http://upravlenie-zapasami.ru/excel/ и воспользуйтесь, файлами Excel, в которых автоматизированы многие задачи по управлению запасами - современные же базы данных и учётные системы позволяют решать на порядок более сложные задачи на порядок быстрее и проще. А необходимость в этом возникает там, где используются неэффективные, продолжительные по времени, рутинные и трудоемкие способы решения задач.  

Андрей Позолотин

Копирование статьи возможно только вместе с этим текстом, с обязательным указанием автора, и ссылки на первоисточник: http://upravlenie-zapasami.ru/